לצורך הפקת לקחים, תיעוד פעולות הרשות וסיוע לוועדת הבחירות ככל שיידרש, מומלץ לנהל במהלך יום הבחירות רישום תמציתי של אירועים תפעוליים חריגים, פעולות שבוצעו וממשקים עם גורמים חיצוניים. תיעוד זה יכול לסייע הן לרשות המקומית והן לוועדת הבחירות בבחינת אירועים ובהיערכות עתידית.

מה מתעדים​​​​​​​​​​​​​

• שעה, מקום וסוג האירוע

• מקור הדיווח: פניה של הציבור למוקד 106/דיווח של עובד הרשות/פניה של מזכיר ועדת הקלפי

• תיאור עובדתי קצר

• פעולות שבוצעו

• גורמים שעודכנו

• האם האירוע נסגר ומתי

• האם נדרשת הפקת לקחים

​

מה מועבר לוועדת הבחירות

• תקלות נגישות מהותיות וחסימות גישה

• בקשות סיוע של מזכירי קלפי והטיפול בהן

• ​אירועי סדר חריגים, לרבות ארועים שבהם הייתה מעורבות ועדת הבחירות או המשטרה

​​​​​​​

מחיקה ושימור

אין להחזיק קטעי וידאו, צילומים, רשימות או תכתובות מעבר לנדרש. כל החלטה לשמור מידע תתבסס על צורך מוגדר: בירור תלונה, הליך משפטי, אירוע ביטחוני, דרישת משטרה, דרישת ועדת בחירות או הפקת לקחים תפעולית שאינה דורשת מידע אישי.