من أجل استخلاص العبر، وتوثيق الإجراءات والفعاليات التي قامت بها السلطة المحلية من ناحية، ومن اجل مساعدة لجنة الانتخابات حسب الحاجة من الناحية الاخرى، يُوصى بتفعيل سِجل موجز خلال يوم الانتخابات لكل من الأحداث التشغيلية غير الاعتيادية، الإجراءات التي تم القيام بها ، ومجالات التعامل المشترك مع جهات خارجية. هذا التوثيق يمكنه أن يساعد كلاً من السلطة المحلية ولجنة الانتخابات في دراسة الأحداث والاستعداد المسبق لها في المستقبل.

ما الذي يتم توثيقه​​​​​​​​​​​​​

• الوقت، المكان ونوع الحدث.

• مصدر البلاغ: توجهات الجمهور إلى المركز 106 / بلاغ من موظف السلطة / توجه من سكرتير لجنة صندوق الاقتراع.

•  وصف موجز للوقائع.

• الإجراءات التي تم القيام بها.

• الجهات التي تم إبلاغها.

• هل أُنتهى الحدث ومتى تم ذلك.

• هل كانت هناك حاجة لاستخلاص العبر.

​

ما يتم إبلاغه للجنة الانتخابات

• أعطال وعرقلة جوهرية في إمكانيات الوصول.

• طلبات المساعدة من سكرتيري صناديق الاقتراع وطرق معالجتها.

• أحداث غير اعتيادية تتعلق بالنظام العام، بما في ذلك الأحداث التي كانت لجنة الانتخابات أو الشرطة طرفا فيها.

​​​​​​​

بين الحذف والاحتفاظ

لا يجوز الاحتفاظ بمقاطع فيديو، صور، قوائم، أو مراسلات لفترة طويلة أكثر مما هو مطلوب. ومن المهم التأكيد ان كل قرار بحفظ المعلومات يجب أن يستند إلى حاجة محددة: التحقيق في شكوى، إجراء قضائي، حدث أمني، طلب من الشرطة، طلب من لجنة انتخابات، أو استخلاص عِبر تشغيلي لا يتطلب معلومات شخصية.